Jak poprawnie rozliczyć dotację

Jak poprawnie rozliczyć dotację? 

Dofinansowanie to ogromna szansa na rozwój dla firm, samorządów i wielu innych organizacji. Jednak pozyskanie finansowania to dopiero połowa sukcesu. Kluczowym i często najtrudniejszym etapem jest prawidłowe rozliczenie dotacji, które gwarantuje, że środki UE zostały wykorzystane zgodnie z umową.

W tym artykule przeprowadzimy Cię przez cały proces rozliczania projektów unijnych, abyś mógł uniknąć kosztownych błędów i sprawnie uzyskać refundację.

Na czym polega rozliczanie dotacji unijnej? Kluczowe zasady

Rozliczanie projektu to proces, w którym udowadniasz, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z założeniami wniosku i umowy o dofinansowanie. Polega na udokumentowaniu poniesionych kosztów, osiągniętych wskaźników (np. stworzone miejsca pracy, zakupione maszyny) i postępów prac.

O zasadach rozliczenia musisz myśleć już na etapie pisania wniosku. To wtedy określasz budżet, harmonogram i cele, z których będziesz później skrupulatnie rozliczany. Każde działanie po podpisaniu umowy musi być zgodne z przepisami unijnymi i krajowymi, aby zapewnić transparentność i efektywność wydatków.

Jak rozliczyć projekt unijny? Proces krok po kroku

Rozliczenie dotacji to wieloetapowy proces. Poniżej omawiamy jego najważniejsze elementy.

Krok 1: Prawidłowe udzielanie zamówień i badanie rynku 

Zanim dokonasz jakiegokolwiek zakupu ze środków unijnych, musisz przeprowadzić odpowiednie rozeznanie rynku lub, w przypadku większych kwot, zastosować Zasadę Konkurencyjności (np. w Bazie Konkurencyjności). Twoim obowiązkiem jest udokumentowanie, że wybrana oferta była najbardziej korzystna i wybrana w sposób przejrzysty.

Krok 2: Bieżące monitorowanie i wprowadzanie zmian

Realizacja projektu rzadko przebiega w 100% zgodnie z pierwotnym planem. Opóźnienia w dostawach, zmiany w budżecie czy harmonogramie to częste wyzwania. W takiej sytuacji kluczowe jest, aby na bieżąco informować Instytucję Zarządzającą i formalnie wprowadzać zmiany do umowy w formie aneksów. Wymaga to przygotowania odpowiednich uzasadnień i dokumentacji.

Krok 3: Składanie wniosków o płatność

To serce procesu rozliczeniowego. We wniosku o płatność (WOP) przedstawiasz szczegółowe zestawienie poniesionych i opłaconych kosztów, dołączając dowody księgowe (faktury, potwierdzenia przelewów) i dokumenty potwierdzające postęp prac.

Formy otrzymywania dofinansowania:

• Zaliczka – środki otrzymywane z góry, przed poniesieniem wydatków.
• Refundacja – zwrot pieniędzy, które wydałeś wcześniej ze środków własnych lub kredytu.

Rodzaje wniosków o płatność:

• Wniosek o płatność zaliczkową: Składany w razie potrzeby, aby otrzymać środki na przyszłe wydatki.
• Wniosek o płatność pośrednią: Służy do regularnego (najczęściej co kwartał) rozliczania poniesionych kosztów (z zaliczki lub środków własnych) i ewentualnego wnioskowania o kolejne transze.
• Wniosek o płatność końcową: Składany na zakończenie projektu. Jego akceptacja jest warunkiem wypłaty ostatniej części dotacji (zwykle min. 5% wartości) i finalnego zamknięcia projektu.

Każdy wniosek jest szczegółowo weryfikowany przez instytucję pod kątem kwalifikowalności wydatków – czyli ich zgodności z prawem, umową i celami projektu. Wszelkie błędy lub braki wymagają korekty.

Krok 4: Kontrola na miejscu i okres trwałości projektu

Każdy beneficjent musi być gotowy na kontrolę w miejscu realizacji projektu. Jej celem jest weryfikacja, czy projekt jest realizowany zgodnie z dokumentacją i czy zakupione rzeczy faktycznie istnieją i są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem.

Po zakończeniu projektu rozpoczyna się okres trwałości (zwykle 3 lub 5 lat). W tym czasie nie możesz sprzedać, zlikwidować ani znacząco zmodyfikować efektów projektu (np. zakupionych maszyn). Jesteś również zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji i udostępniania jej na potrzeby ewentualnych kontroli.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu dotacji – jak ich uniknąć?

Nawet drobne potknięcia mogą prowadzić do bolesnych korekt finansowych, czyli nakazu zwrotu części dotacji. Oto najczęstsze błędy:

• Niewłaściwe dokumentowanie wydatków: Brak faktur, umów, protokołów odbioru czy dowodów zapłaty to prosta droga do zakwestionowania kosztu.
• Naruszenie zasad konkurencyjności: Niewłaściwe przeprowadzenie postępowania ofertowego to jeden z najpoważniejszych i najczęściej karanych błędów.
• Koszty niekwalifikowalne: Ponoszenie wydatków, które nie są przewidziane w budżecie projektu lub są niezgodne z wytycznymi.
• Opóźnienia w składaniu wniosków: Niedotrzymywanie terminów może skutkować wstrzymaniem płatności.
• Brak odpowiedniej promocji: Niezgodne z umową oznaczenie projektu, maszyn czy strony internetowej logotypami UE i programu.

Podsumowanie: Precyzja i organizacja to klucz do sukcesu

Rozliczanie projektów unijnych jest procesem złożonym, wymagającym skrupulatności i doskonałej organizacji. Kluczem do sukcesu jest bieżące monitorowanie postępów, precyzyjne dokumentowanie każdego wydatku i ścisłe przestrzeganie procedur. Dzięki temu zapewnisz sobie płynność finansową i unikniesz ryzyka zwrotu dofinansowania.

Potrzebujesz wsparcia? Zobacz, jak możemy pomóc
 

Proces rozliczenia dotacji może być przytłaczający. Nasz zespół ekspertów specjalizuje się w kompleksowej obsłudze projektów unijnych, zapewniając wsparcie na każdym etapie.

Zakres naszych usług w ramach rozliczania projektów obejmuje:

• Przygotowywanie wniosków o płatność i wniosków sprawozdawczych.
• Weryfikację dokumentacji zakupowej (zapytania ofertowe, umowy).
• Pomoc w prawidłowym udzielaniu zamówień i publikacji zapytań w Bazie Konkurencyjności.
• Przygotowywanie wniosków o wprowadzenie zmian w projekcie.
• Aktualizację harmonogramów i budżetu.
• Weryfikację dokumentów księgowych i ich prawidłowego opisu.
• Wsparcie podczas kontroli i w okresie trwałości projektu.
• Bieżące konsultacje i doradztwo.